Lånebetingelser for lokaler i Byens hus

Lånebetingelser

Det er gratis for indbyggere i Roskilde Kommune at låne lokaler til almennyttige formål.
Lokalerne kan bookes i tidsrummet 8-22.30 alle ugens dage året rundt.
Kommercielle formål samt arrangementer med entre over 100 kr. eller uden tilknytning til Roskilde, skal betale lokaleleje
Byens hus lokaler kan ikke bruges til arrangementer af privat karakter.
Personen der har booket lokalet (arrangøren) er ansvarlig for arrangementet og deltagerne.
Åben ild og røg er ikke tilladt, og vil udløse husets alarm. Udløses en alarm, videresendes regningen fra beredskabet til arrangøren
Byens hus har intet ansvar for medbragte ejendele såsom computer, mobiltelefon eller overtøj.
Det er arrangørens ansvar at have de nødvendige tilladelser og rettigheder til fx at spille musik eller vise film.
Aflyses arrangementet skal arrangøren sørge for at aflyse bookinger i Byens hus og informere deltagere og interessenter i god tid.

Særlige betingelser ved lån af lokaler til offentligt arrangementer

Arrangementet skal være af almennyttig interesse for dem der bor i Roskilde kommune
Det må ikke koste mere end 100 kroner at deltage
Der annonceres for arrangementet, eksempelvis på RoskildeLive. Husk at angive jer selv som arrangør, ved at trykke ja til "tilknyt særligt arrangør" og indtaste arrangørs-oplysninger. Annoncer gerne via andre platforme, på Facebook angives Byens hus - Roskilde som medarrangør
Enkelt-bookinger kan udføres op til et år frem i tiden
Serie-bookinger (fx faste ugentlige/månedlige bookinger) mere end 3 måneder frem skal aftales med sekretariatet.

Særlige betingelser ved lån af lokaler til lukkede arrangementer

Et arrangement betegnes som lukket, når det kun er for inviterede. Fx generalforsamling/bestyrelsesmøde/klubmøde
Bookinger op til 3 måneder frem i tiden er uden betaling.
Bookinger der er efter 3 måneder fra dagen du booker, opkræves betaling.
Kommercielle formål, samt arrangementer med entre over 100 kr. eller uden tilknytning til Roskilde, skal betale lokaleleje.

Særlige betingelser ved lån af Den Gamle Byrådssal

Den Gamle Byrådssal er et særligt lokale, derfor er der særlige regler for brug af Den Gamle Byrådssal.

Den Gamle Byrådssal lånes primært ud til offentlige arrangementer. Der lægges her ekstra vægt på, at arrangementerne skal være almennyttige og/eller af særlig relevant i en Roskilde-kontekst.
Hvis du ønsker at bruge Den Gamle Byrådssal til et lukket arrangement, koster det som udgangspunkt lokaleleje på 600 kr./time.
Ved brug af Den Gamle Byrådssal er der en række betingelser og ting man skal vide om lokalet. Derfor skal den ansvarlige for arrangementet deltage på en rundvisning før jeres arrangement. Der er rundvisning hver den første onsdag i måneden kl. 17-18.

Også i Den Gamle Byrådssal...

Ved særlige tilfælde kan Byens hus være behjælpelige med opstilling. Hvis du ønsker hjælp til dette, så send en forespørgsel til Byens hus, senest 1 uge før arrangementet. Vi vil så vidt muligt gerne hjælpe med opgaven, hvis tiden er til det.

Priser:

600 kr. for opstilling af stole og/eller udstyr
600 kr. for nedtagning af stole efter end arrangement

Pas godt på huset og hinanden

RoskildeLive - her bliver dit arrangement synligt

Kalenderen for alt, hvad der rør sig af aktiviteter i Roskilde. Roskilde Live er optimeret til mobilvisning. Alle offentlige arrangementer kan gratis komme med, og kalenderen bliver vist mange steder. Husk at tilknytte jer selv, som særlig arrangør.

https://www.roskildelive.dk/

Læg dig arrangement i Roskildelive, og husk følgende:

Giv arrangementet en kort og fængende overskift.
Hold teksten forholdsvis kort. Det er her, du kan gøre modtageren interesseret i dit arrangement - hvorfor skal man deltage? Henvis eventuelt til mere information på egen hjemmeside.
Sørg for at tilknytte jer selv som arrangør. Det gør du under punktet "søg sted/lokation", hvor du nemt kan oprette dig/jer som arrangør, hvis ikke I allerede har gjort det.

Ting du skal vide, ved lokalelån i Byens hus

Du er selv ansvarlig for klargøring og oprydning

Byens hus er for alle og med fælles ansvar. Som arrangør står du selv for at opstille borde og stole, sørge for kaffe, og selv rydde op før huset forlades. Alt skal foregå inden for det tidsrum du har booket.

Du skal selvfølgelig altid huske at:

Affaldssortering - der er afaldssortering på gangen på 1. sal.
I lokalerne Den Gamle Byrådssal og Under Gulvtæppet skal du selv affaldssortere og aflevere skrald. Affaldsstationen finder du ved parkeringspladsen bag Byens hus, det gamle hospital, ved siden af gymnasiet.
I den Gamle Byrådssal skal du støvsuge, hvis der er krummer eller lignende på gulvet
Alle borde tørres af inden du forlader lokalet
alle borde og stole skal stilles på plads, som vist på oversigten i lokalet.

Hvis lokalet ikke efterlades i ordentlig stand opkræves den ansvarlige på dagen et administrationsgebyr på 600 kr. + 600 kr. pr. påbegyndt arbejdstime.

Anmodning om hjælp til klargøring og opsætning af stole

Ved særlige tilfælde kan Byens hus være behjælpelige med f.eks. bordopstilling. Hvis du ønsker hjælp til dette, så send en forespørgsel til Byens hus, senest 3 uger før arrangementet. Vi vil så vidt muligt gerne hjælpe med opgaven, hvis tiden er til det.

Priser:

600 kr. for opstilling af stole og/eller udstyr
600 kr. for nedtagning af stole efter end arrangement

Ved anmodning om dette, skal vi bruge følgende oplysninger: Dit navn Dato og tidspunkt Beskrivelse af hvad I ønsker hjælp til (opstilling og eller nedtagning af borde/stole) CVR/EAN-nummer (alternativt dit telefonnummer, for mere info om betaling). Link til anmodning om dette findes her på siden.

Priser ved leje af lokaler i Byens hus

Byens hus adgangssystem

Når du låner/lejer et lokale i Byens hus uden for lokalernes åbningstider, så modtager du en kode via e-mail, som skal indtastes på panelet ved indgangen til bygningen. Der skal ikke afsluttes med flueben.

Husk at:

Det er dit ansvar at låse op for dine gæster og sørge for at lukke og slukke, når du forlader Byens hus
Spær aldrig dørene - dette vil udløse husets alarm. Udløser du en alarm, videresender vi altid regningen fra beredskabet til dig. Hvis du ønsker, at døren til Den Gamle Byrådssal skal stå åben eller ulåst, skal du kontakte husværten
Husk at lukke alle døre og vinduer når du forlader lokalet
Træporten til den gamle byrådssal har en særlig låsemekanisme ift. resten af huset. Panelet, hvor du taster din kode ind, er placeret diskret i højre side af vindfanget udenfor
For at komme ud af Den Gamle Byrådssal, skal du benytte den hvide trykknap til venstre for døren, for at åbne dørene
Byens hus skal forlades senest kl. 22:30. Vær opmærksom på, at efter kl. 22:30 er der alarm tilkoblet huset. Udløser du en alarm, videresender vi altid regningen fra beredskabet til dig.